貸会議室と言う言葉を皆さんはご存知ですか？今の時代、会社や企業では会議室を持たない所が多くなり、様々な用途に場所をレンタルして活用する事が一般的になりつつあります。自社をアピールする為に効果的な催事は、会社や企業で大々的に行われるイベントです。なるべく沢山の人に自分の会社をアピールするチャンスであり、顧客に繋がっていく事も期待出来ます。しかし、「催事を開催する場所が無い…。」「催事スペースとして空間が狭すぎる…。」と困ってしまった経験もあるのではないでしょうか。そんな時に活躍してくれるのが『貸会議室』です。今回は、会議室で行う催事の良をサービス・利用メリットの側面から見ていきたいと思います。
貸会議室の便利で優れた5つのサービス
近頃は、貸会議室を催事場としてレンタルする会社や企業が多くなりましたが、その理由は一体どんな所にあるのでしょうか。利用頻度も年々増加傾向にあり、リピーターも多いのが特徴です。ここでは、催事場として活用する際の優れた5つのサービスをご紹介します。
01.部屋の広さを選択出来る！
貸会議室業者では、様々な広さの会議室を数多く取り扱っています。なので、催事の内容や開催規模よって最適な広さの会議室を選択する事が出来ます。例えば、会社や企業で外部の人を招いて大々的に催事を行う場合、自社の会議室を利用してその空間に大人数を集める事は中々難しいものがあります。
しかし貸会議室を利用すれば、広い会議室だと200人規模の人を収容出来る大会議室もあり、催事で沢山の人を集客したいと思っている場合にも柔軟に対応する事が出来ます！
02.必要機材や備品が揃っている！
催事準備では、会場や受付で必要な物が色々あります。受付で来場者に渡すパンフレットや催事場内では音響機器やブースを何個も設けるスタイルであればブース事を区切るパーテーション等も必要になりますよね。貸会議室業者では、そう言った催事に使いたい必需品を取り揃えている所が多く存在します。自分達で不足している機材や備品を揃えて一から準備しようと思うと、お店で買ったり別のお店でレンタルしたり、何かと手間が掛かって準備だけで一苦労します。
しかし、貸会議室を利用すれば、一つの会社で部屋のレンタルから業者が用意する様々なサービスを有効的に利用する事が出来ます！
03.業務代行サービス！
催事に必要な資料の印刷や受付業務等を貸会議室業者が代行で行ってくれるサービスがあります。例えば、来場者が催事場に来場した際に受付で自社の資料を配布する場合、通常自分達で準備を行うのであればその資料は自分達でコピーをして用意しなくてはいけません。また、受付に関しても催事場に来場した人を来場者チェックしたり、来場者リストに名前を記入してもらったり、時間が掛かかる業務があると手際の良さが大切になってきます。催事当日は、会場内の業務に手を追われる事も多くあるので、このような業務代行サービスがあると、色々な事に気を取られる事が無いので催事場内の方を重点的に見る事が出来る良さがあります。
04.コーディネーターによる会場のレイアウト！
貸会議室業者の中には、カンファレンスコーディネーターと言って、利用者の悩みに応えてより良い会場にする為にレイアウト提案・会場セッティングを行ってくれる所があります。催事場のレイアウトをする事が苦手な人でもカンファレンスコーディネーターが居る業者であれば安心です。カンファレンスコーディネーターは、今までに何件も利用者のニーズに合わせて最適な空間を提案してきており、空間を作る事には大変長けています。このように、会場作りのプロにアドバイスをもらいながら、催事内容に合ったレイアウトを決める事が出来ます！
05.会場セッティング・後片付けを行ってくれる！
貸会議室業者は大体どこの業者も会場セッティングは行ってくれる所が多いです。自分達で準備を行う場合、例えば、催事場の空間が広かったりすると準備だけで果たしなく時間が掛かってしまいますよね。会社や企業で働きながら、忙しい合間をぬって空いている時間に会場セッティングする必要があります。しかし、貸会議室をレンタルした場合には、業者が行ってくれる為自分達で会場を一から作らなくて済み、負担なく催事場の準備を進めていく事が出来ます。
また、貸会議室業者の中には後片付けも業者で行ってくれる所もあります。広い会議室をレンタルした場合は特に後片付けを行ってくれる業者は大変助かる存在ですよね。催事で残った資料等も利用者の会社・企業へ送り返してくれる所もあったりと、催事終了後の全ての作業を業者に任せる事が出来ます。
貸会議室を利用するメリット
貸会議室の優れたサービスについては色々お分かり頂けたかと思いますが、では、実際に貸会議室を催事場として利用する良さとは一体どんな所にあるのでしょうか。優れたサービスの他に利用したいと思うメリットが貸会議室にはあります。ここでは、貸会議室を利用するメリットについてご紹介します。
主催者側のメリットとは？
沢山の集客が見込める
貸会議室は主要駅の周りに会議室を多く構えている事を知っていましたか？一般的な貸スペースとは異なり、場所が良いと言うメリットが挙げられます。なので、交通アクセスが便利な事から、催事に興味を持っている沢山の人に催事場へ足を運んでもらう事が出来ます。立地が良い事と言うのは、人の集客率に大きく関わる問題で、アクセスが悪い=集客率が低い事に直結してきます。その点、貸会議室であれば「アクサスが良い」イコール「集客率が高くなる」と言う事です。
沢山の人に自社アピールが出来る
沢山の来場者が見込める立地条件であるので、自ずと沢山の人に自社アピールをする事が出来ます。催事では、実際に目で見たり、触ったり、体験する事が出来たりします。多くの人に色々体験してもらう事で、大きな宣伝効果をもたらし自社に興味を持ってくれる人が多くなります。また、催事がきっかけとなって自社のファンを増やす事にも繋がり、その結果、自社の顧客獲得にも期待する事が出来ます。
来場者のメリットとは？
催事に興味・関心がある人のアクセスに困らない
催事に興味があっても、実際アクセスが悪い事で催事場に行く事を断念してしまう人もいます。しかし、貸会議室は立地の良い所に構えている為、来場し易い良さがあります。都市部の主要駅から徒歩圏内でアクサス出来る場所に位置している事が多く、遠方からの来場者でも道に迷う心配も無く安心して会場まで訪れることが出来ます。催事が数日に分けて行われる場合も、周辺環境も整っているので宿泊する際のホテルや飲食店等にも困る事がありません。
まとめ
貸会議室で催事を行う良さには、活用するにあたっての優れた利便性やサービスにあると言う事がお分かり頂けたのではないでしょうか。様々利点から利用頻度が増えている貸会議室を、是非、催事場として 有効活用してみて下さい。便利に利用して、効果的な催事を開催しましょう。
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